Etes-vous assez organisé ? Je vous offre 12 clés pour l’être davantage !

Les papiers, les courriers et courriels, les factures, les rappels, l’agenda, les rendez-vous et je ne sais encore quelle paperasse …

Comment gérez-vous tout cela ? Êtes-vous organisé(e) ?

Est-ce que vous n’y perdez pas trop de temps faute d’une organisation efficace ?

 Et si le désordre dans l’administratif cachait un désordre intérieur ?

 Et si ranger, trier, classer, traiter … Était le reflet de quelque chose qui ne tourne pas rond dans votre tête ou dans votre vie … Qu’est-ce que cela vous inspire ?

Je vous propose ce challenge organisation pour remettre de l’ordre dans votre esprit et dans votre vie ! Il est conçu de telle manière à ce que vous appliquiez un défi par jour, pendant 12 jours. Libre à vous d’adapter le rythme au temps que vous voulez y consacrer. Bloquez une plage dans votre agenda pour vous aller jusqu’au bout !

Vous lirez des conseils que vous pouvez appliquer directement. Si vous avez besoin d’explications complémentaires ou d’aide pour les mettre en place, n’hésitez pas à me contacter (delphine@efficience-attitude.be), je me ferais un plaisir de vous accompagner.

Je vous souhaite beaucoup d’amusement pour gagner en sérénité, en temps et en efficacité !

Prête ? Allons-y !

 

Challenge ORGANISATION – Défi 1

Je lis, j’entends, je vois des femmes et des entrepreneures qui ont des difficultés à s’organiser … et cela a comme conséquence un STRESS important, souvent imperceptible.

Pour clarifier votre esprit, RANGEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL.

1. Définissez un PERIMETRE DE TRAVAIL. Dégagez votre bureau, triez et jetez, nettoyez et prévoyez le matériel nécessaire (agrafeuse, perforatrice, chemises, fardes, classeurs, boites archives …). Créez des dossiers et commencez à ranger par thème, placez des intercalaires, étiquetez …

2. Nettoyez, triez le BUREAU VIRTUEL de votre PC, nettoyez votre boite mail régulièrement, mettez les mails publicitaires dans la corbeille, créez des dossiers et des sous-dossiers, et rangez ce qui est nécessaire dans votre PC, I-machin, nettoyez vos listes de contacts …

3. DESINSCRIVEZ-VOUS des newsletters qui ne vous intéressent plus en étant attentif à la procédure … Lorsque vous voyez une case à cliquer, ce n’est pas toujours pour se désinscrire … parfois, c’est pour se ré-inscrire !

 

 

Challenge ORGANISATION – Défi 2

Nous allons nous demander s’il est indispensable de GARDER toute cette documentation PAPIER ?

Vérifiez que tout ce que vous avez accumulé (classé ou pas) soit encore vraiment indispensable à vos besoins aujourd’hui. Si ça ne l’est pas, éliminez !

Je vous donne une de mes astuces … avant j’imprimais des outils, des infos, des documents et je n’y retournais jamais (ou presque). Aujourd’hui, j’ai créé un dossier “Documentation” dans ma boite mail et un dans les Documents. Et je mets là tout ce qui pourrait un jour être intéressant ! Il m’arrive aussi de m’envoyer un mail (oui oui !) qui reprend un lien vers un site intéressant.

Limitez-vous aux thématiques actuelles et n’oubliez pas que tout évolue …

Est-ce vraiment nécessaire de garder toute cette documentation ? Réduisez les volumes …

Et si vous n’aviez qu’1 armoire, vous garderiez quoi ?

Et si vous n’aviez que 5 Gb, vous garderiez quoi ?

 

 

Challenge ORGANISATION – Défi 3

Connaissez-vous vos HABITUDES CHRONOPHAGES ?

Ces petites choses qui vous prennent un temps fou et qui, finalement, ne sont pas si indispensables que ça …

Avez-vous des réunions qui tirent en longueur ? Prévoyez un ordre du jour et tenez-vous y …

Perdez-vous du temps à cause de lacunes informatiques ? Formez-vous ou déléguez …

Consultez-vous votre boite mail en permanence ? Relevez vos mails 1 ou 2 fois par jour …

Etes-vous connecté aux réseaux sociaux ? Idem, connectez-vous 1 ou 2 fois par jour maximum …

Et programmez vos publications professionnelles.

Ne faites-vous pas de trajets inutiles (en voiture ou à pied dans votre environnement de travail) ?

En déplaçant un objet ou une machine, vous pourriez gagner du temps …

 

 

Challenge ORGANISATION – Défi 4

Pour faciliter le TRAITEMENT DU COURRIER PAPIER ENTRANT, voici quelques astuces !

Après avoir ouvert le contenu de la boite aux lettres, nous allons immédiatement ouvrir les enveloppes. Tout de suite, faites un tas à jeter (avec les enveloppes, les pubs qui ne vous intéressent pas …) et les documents importants.

Voici ce que je vous propose pour traiter les documents :

1. Faites un tas avec les factures à payer et un tas avec les autres courriers (factures déjà payées, demandes de devis, à traiter …)
2. Installez-vous devant le PC (si vous utilisez un système de PC Banking) avec les factures à payer et encodez-les directement (avec une date de traitement) comme cela, c’est fait ! Et vous ne passerez pas des Définées à vous dire “Rhooo, je dois encore payer mes factures !”. Quelle vibration se dégage de ce type de paroles ?
3. Indiquez sur le document que c’est payé le … et fluotez la date de la facture
4. Déposez la facture
   1. soit dans le bac à courrier (boite à chaussures, peu importe le contenant) avec une étiquette “PROFESSIONNEL” si c’est une facture relative à votre business. Quand vous verrez votre comptable, il suffira de lui donner le contenu de la boite … Et si c’est vous qui traitez les factures, tout sera déjà rassemblé !
   2. soit dans le bac à courrier avec l’étiquette “PRIVE” pour les factures privées

5. Déposez dans une autre boite (ou bac à courrier, …) les courriers reçus qui ne sont pas des factures et qui demandent une réponse ou un traitement de votre part et bloquez immédiatement dans votre agenda une plage horaire pour traiter tous ces documents !
6. Félicitez-vous de cette nouvelle organisation “qui roule” et adaptez à votre situation si nécessaire !

Et si vous jetez systématiquement les pubs, allez mettre maintenant une étiquette sur votre boite aux lettres pour ne plus en recevoir !

A vous de voir si vous choisissez de perforer, agrafer, classer au bon endroit dans le bon classeur (cela demande des manipulations répétitives, cela peut être rassurant que tout soit bien rangé si vous aimez cela)… ou simplement mettre dans une “boite” … et tout classer en une fois ?

Choisissez le format de boite qui vous convient, les papeteries offrent de nombreuses solutions en fonction de l’espace disponible …

Et pourquoi ne pas personnaliser ces contenants avec un message, une photo ?

 

 

Challenge ORGANISATION – Défi 5

Venons-en à la GESTION DU TEMPS qui peut perturber votre ORGANISATION et donc vous causer du STRESS.

Connaissez-vous la différence entre l’URGENCE et l’IMPORTANCE ?

L’URGENCE peut vous stresser parce qu’elle est liée à un délai, une échéance à tenir. Elle est liée au TEMPS.

Vous avez des tâches urgentes et des tâches non urgentes.

 

L’IMPORTANCE vous aide à savoir si la tâche va dans le sens de votre objectif, l’importance est liée à vos RESPONSABILITES.

Vous avez des tâches importantes et des tâches non importantes.

 

Cette distinction va vous permettre de mettre des PRIORITES dans votre organisation.

Il en découle 4 types de tâches :

* importantes et urgentes

* importantes et non urgentes

* non importantes et urgentes

* non importantes et non urgentes.

 

Voici 5 challenges pour faciliter votre organisation et réduire votre stress :

1. Rappelez-vous qu’une tâche urgente qui est négligée a de fortes chances de poser des (gros) PROBLEMES et sera source de STRESS surtout si elle est importante …

2. Utilisez les notions d’urgence et d’importance pour remplir votre PLANNING.

3. S’il peut y avoir urgence, il y a aussi la “non-urgence”, et donc s’attacher à cette dernière si des urgences n’ont pas été traitées, vous mettra dans l’embarras.

4. Accordez du temps (à temps) aux tâches importantes et non urgentes. Vous aurez l’opportunité de les réaliser en toute QUIETUDE et donc d’y accorder plus de qualité.

5. Voyez dans quelle mesure vous pouvez DELEGUER les tâches non importantes et non urgentes … ou les faire à un moment où vous êtes moins concentré.

 

Vous souhaitez obtenir les 7 derniers défis de ce challenge ?

Contactez-moi par mail et je vous les envoie rapidement.

 

Libérez votre potentiel : un trésor sommeille au fond de Vous …

Delphine Piron, coach de vie.

J’accompagne des femmes tourmentées par leur mental à allier avec subtilité FAIRE ce qu’on aime et ETRE Soi, à s’autoriser de travailler avec sa tête et son coeur, en alignement avec qui elles sont vraiment.

Envie d’être vous dans tous les domaines de votre vie ? Réservez votre séance de coaching DECOUVERTE !
Un coaching express pour clarifier votre situation et faire le premier pas vers VOTRE solution !
Plus d’infos sur la séance découverte via le lien  ICI

Pour lire mon histoire, c’est ICI

Vous aimez lire mes articles, recevez-les dans votre boite mail ainsi que 3 secrets pour plus de sérénité !